Des soumissions de construction qui deviennent le projet

Un logiciel de soumission pour la construction sert à chiffrer des travaux, à envoyer une offre propre et à la faire signer. Dans OKTO PSA pour la construction, vous partez d’un gabarit, l’assistant OKTHAV vérifie les taux et la marge avant l’envoi, le client signe en ligne et la version retenue devient le projet, avec ses phases et leur budget.

Comment monter une soumission de travaux ?

Vous partez d’un gabarit. Un gabarit, c’est le modèle d’un contrat que vous faites souvent : peinture intérieure d’un immeuble, réfection d’une cage d’escalier, revêtement de plancher en époxy. Il apporte ses groupes de lignes, ses textes et ses conditions. Il vous reste à ajuster les quantités, les prix et la description du chantier.

Les lignes se rangent par groupes. Un groupe correspond à une partie du travail que le client comprend en lisant : préparation, apprêt, finition, nettoyage. Ces groupes servent aussi plus tard. Quand la soumission est acceptée, chacun devient une phase du projet, avec son budget.

• Une bibliothèque de termes et conditions : vos clauses d’exclusion, de validité de l’offre ou de paiement s’écrivent une fois et se réutilisent d’une soumission à l’autre.
• Une numérotation SOU, pour retrouver une soumission pendant un appel sans fouiller dans vos courriels.
• Les équipements de votre flotte ajoutés à la soumission : la nacelle ou l’échafaudage paraît dans l’offre et suit ensuite dans le projet.

Ce que l’assistant OKTHAV vérifie avant l’envoi

OKTHAV est l’assistant intégré à OKTO PSA. Pour les soumissions, il connaît les conventions du Québec et de l’Ontario et il travaille avec des taux datés : vous savez de quand date chaque taux qu’il utilise. Il tient compte de la distance du chantier, qui change le temps de déplacement d’une offre à l’autre.

Vous fixez une marge cible et une marge minimale. Au moment de la vérification avant l’envoi, l’assistant compare la soumission à ces deux seuils. C’est souvent là qu’on attrape une quantité mal tapée ou un groupe de lignes oublié, avant que le client voie le prix.

Le calcul de peinture industrielle

Pour la peinture industrielle, le calcul tient compte du nombre de couches, du pourcentage de solides du produit, des contenants à commander et du temps de séchage entre les couches. Le rendement de votre équipe s’entre en pi² à l’heure, à partir de vos propres chantiers. Le guide de soumission de peinture explique la méthode étape par étape, avec un exemple fictif.

Une soumission de base, un prix par entrepreneur général

Sur un appel d’offres, un sous-traitant envoie souvent le même travail à trois ou quatre entrepreneurs généraux. Le prix varie un peu de l’un à l’autre : conditions de paiement, façon de gérer le chantier, relation d’affaires. Faire quatre soumissions séparées, c’est quatre fois la même saisie et quatre occasions de se tromper.

OKTO PSA garde une soumission de base et un prix par entrepreneur général. Le travail décrit reste le même pour tous, seul le prix change. Dans vos statistiques, l’ensemble compte pour une seule offre. Votre taux de réussite reste donc fidèle à la réalité au lieu de baisser parce qu’un seul chantier a été chiffré quatre fois.

Ce qu’une soumission doit afficher au Québec

La Loi sur le bâtiment oblige le titulaire d’une licence à indiquer son numéro de licence sur ses estimations, ses soumissions, ses contrats et ses états de compte (article 57.1). La Régie du bâtiment du Québec demande le format « Licence RBQ : XXXX-XXXX-XX ». L’oubli peut entraîner une sanction administrative pécuniaire de 500 $ pour une personne physique et de 1 500 $ dans les autres cas, une société par exemple.

OKTO PSA met votre licence RBQ et votre NEQ en en-tête de tous les documents, soumissions comprises. Les taxes sortent sur des lignes séparées, avec vos numéros sous chacune : la TPS de 5 %, puis la TVQ de 9,975 %, calculée sur le prix sans la TPS. Le guide de la licence RBQ montre tous les endroits où le numéro doit paraître, véhicules et pancartes de chantier compris.

En résidentiel, une règle de plus s’applique. Un contrat sollicité hors de votre établissement, ou qui vise des portes et fenêtres, de l’isolation, une toiture ou un revêtement extérieur, relève du commerce itinérant selon l’Office de la protection du consommateur. Le client peut l’annuler sans frais dans les 10 jours qui suivent la remise du contrat, et vous ne pouvez pas exiger d’acompte pendant ce délai.

La signature en ligne dans le portail client

Le client reçoit la soumission dans son portail client. Il la lit, la signe et peut y joindre le numéro et le PDF de son bon de commande. Vous avez donc le bon de commande en main dès le départ, au lieu de le réclamer au moment de facturer.

Le portail sert aussi dans l’autre sens. Un client qui a un nouveau besoin clique sur « Demander une soumission », et la demande vous arrive sans passer par une boîte de courriel partagée.

Quand la soumission devient le projet

La version retenue devient d’abord la commande, puis le projet. Personne ne ressaisit la description ni les montants. Voici ce qui passe d’une étape à l’autre.

Le projet commence ainsi avec un budget par phase. Vous pouvez comparer les heures et les coûts réels à ce que vous avez vendu dès la première semaine, pas seulement à la fin du chantier. La page phases et sous-projets montre la suite : prix des phases, sous-projets et facturation.

Ce que ça coûte et comment l’essayer

OKTO PSA se paie par mois, avant taxes, sans minimum de sièges, et le prix comprend le PSA, le CRM et OKTO RH : 300 $ jusqu’à 10 utilisateurs, 550 $ de 11 à 20 utilisateurs et 700 $ de 21 à 30. Les données sont hébergées au Québec, dans une base de données dédiée à votre entreprise, et le logiciel fonctionne en français et en anglais. Le détail est sur la page des prix.

La démo interactive vous laisse monter une soumission et la convertir en projet sans inscription longue. Si vos soumissions vivent aujourd’hui dans Excel ou dans un autre logiciel, notre équipe fait la migration avec vous.

Sources : Loi sur le bâtiment, LégisQuébec, Afficher votre licence, Régie du bâtiment du Québec, Calcul des taxes, Revenu Québec, Contrat du commerçant itinérant, Office de la protection du consommateur, relevées le 27 octobre 2026.