Facturation progressive et retenues de chantier

La facturation progressive en construction, c’est facturer le chantier au fil de l’avancement au lieu d’attendre la fin. Dans OKTO PSA pour la construction, vous facturez des phases terminées ou le pourcentage d’avancement de chaque poste du bordereau. La retenue contractuelle, la TPS, la TVQ et votre numéro de licence RBQ se placent sur la facture sans ressaisie.

Deux façons de facturer un chantier

Un contrat de construction dit rarement « payez-moi à la fin ». Il prévoit des paiements par étape, ou des demandes de paiement mensuelles selon l’avancement. OKTO PSA couvre les deux cas. La facturation par phase est toujours là ; la facturation progressive par poste est une option que vous allumez quand vos contrats la demandent.

Par phase

Les phases du projet viennent de la soumission signée. Chaque groupe de lignes de la soumission devient une phase avec son budget, et le prix d’une phase est la somme des lignes du bon de commande. Quand une phase est faite, vous la cochez. Vous pouvez en cocher plusieurs et les mettre sur une seule facture, avec un aperçu avant de l’émettre. Le détail du découpage est expliqué sur la page phases et sous-projets.

Par avancement de poste

Pour chaque poste du bordereau, vous inscrivez un pourcentage d’avancement, avec la date et une justification. OKTO PSA facture la différence entre ce pourcentage et ce qui a déjà été facturé sur le poste. Vous n’avez pas à refaire le calcul à chaque demande de paiement.

Un exemple fictif : un poste de 40 000 $ a été facturé à 25 % le mois dernier. Ce mois-ci, le contremaître le déclare à 60 %. La facture porte 35 % du poste, soit 14 000 $ avant taxes. Le mois suivant, on repart de 60 %.

La justification n’est pas un détail. Le Code civil du Québec (art. 2108) prévoit que, lorsque le prix suit la valeur des travaux exécutés, l’entrepreneur doit rendre compte de l’avancement et des dépenses déjà faites si le client le demande. Un pourcentage daté et expliqué poste par poste, c’est exactement ce qu’on vous demandera.

Les extras suivent le même chemin. Un extra chiffré et approuvé par le client s’ajoute à la prochaine facture, et les factures peuvent être regroupées par avenant. La page avenants montre comment ça se passe.

Les retenues suivies jusqu’à la libération

Au privé, la retenue de 10 % est une pratique de contrat. Aucune loi ne l’impose : c’est le contrat qui fixe le pourcentage et le moment où l’argent est libéré. Le Code civil donne quand même deux droits au client. À la réception de l’ouvrage, il peut garder une somme suffisante pour couvrir les vices ou malfaçons apparents qu’il a notés (art. 2111), sauf si l’entrepreneur fournit une sûreté suffisante. Il peut aussi retenir de quoi payer les ouvriers et ceux qui lui ont dénoncé leur contrat, tant qu’il n’a pas reçu de quittance (art. 2123).

Dans OKTO PSA, chaque retenue est suivie sur le projet :

• le pourcentage retenu sur chaque facture ;
• la date et les conditions de libération ;
• le solde qui reste à libérer ;
• l’état « À fixer » quand la date de libération n’est pas encore convenue.

Le jour où les conditions sont remplies, vous savez combien réclamer sans fouiller dans vos anciennes factures. Une retenue oubliée sur un contrat terminé, c’est souvent de l’argent qui dort pendant des mois.

Les contrats publics ont leurs propres règles. Le régime de paiement rapide de la Loi sur les contrats des organismes publics s’applique depuis le 8 septembre 2025 aux contrats de bâtiment de 750 000 $ et plus. Il s’étend aux contrats de 75 000 $ à 750 000 $ le 8 septembre 2026, puis à tous les contrats le 8 septembre 2027. La retenue de garantie y est d’au plus 10 % si le contrat la prévoit, et elle se réclame à la réception de l’ouvrage. Le guide des retenues contractuelles donne les seuils du génie civil et le détail des délais.

TPS, TVQ et licence RBQ sur la facture

La TPS et la TVQ sortent sur deux lignes séparées, avec vos numéros d’inscription sous chaque taxe. La TPS est de 5 %. La TVQ est de 9,975 %, calculée sur le prix sans la TPS, pour un total de 14,975 %. L’exemple de Revenu Québec : sur 13 000 $, la TPS donne 650 $ et la TVQ 1 296,75 $. Si vous travaillez aussi en Ontario ou ailleurs, les taxes suivent la province.

La Loi sur le bâtiment (art. 57.1) oblige le titulaire d’une licence à indiquer son numéro sur ses estimations, ses soumissions, ses contrats et ses états de compte. La Régie du bâtiment précise que les factures en font partie. Depuis 2024, l’oubli peut coûter une sanction administrative de 500 $ pour une personne physique et de 1 500 $ pour une entreprise. OKTO PSA met la licence RBQ et le NEQ sur les factures et en en-tête de tous les documents, une fois pour toutes.

Ce que votre client voit dans son portail

Votre client a accès à un portail où il voit ses bons de commande, le reste à facturer, les bons de travail, ses projets et les retenues. Il sait combien il reste à payer sur le contrat et combien est retenu, avec les conditions de libération. Ça évite bien des appels de fin de mois pour demander « où on en est ». Le fonctionnement complet est décrit sur la page du portail client.

Le même portail sert à signer les soumissions et à demander une nouvelle soumission. Le contrat signé et la facture finale restent donc au même endroit pour le client.

Les échéances après la fin des travaux

La fin des travaux ouvre une période courte. L’hypothèque légale de la construction existe sans publication, mais elle ne subsiste que pendant les 30 jours qui suivent la fin des travaux. Pour la conserver, il faut inscrire un avis au registre foncier et le signifier au propriétaire dans ce délai. Elle s’éteint ensuite six mois après la fin des travaux si aucune action n’a été publiée.

OKTO PSA pose un rappel sur le chantier : l’échéance de 30 jours après la fin des travaux, réglable. Le logiciel ne produit aucun document légal. Il vous rappelle la date ; l’avis, c’est votre avocat ou votre notaire qui s’en occupe. Le guide de l’hypothèque légale explique les étapes et ce qui change pour un sous-traitant ou un fournisseur.

Et votre logiciel comptable ?

OKTO PSA ne remplace pas le logiciel comptable. Il prépare et envoie les factures du chantier, suit les retenues et les avenants, et garde l’historique du projet. La tenue de livres, les états financiers et la conciliation bancaire restent chez votre comptable.

Pour une question rapide, OKTHAV, l’assistant intégré, répond avec vos propres chiffres : « combien reste-t-il à facturer sur ce projet ? » ou « quelles retenues sont à libérer ce mois-ci ? ». Vous pouvez le lui demander du cellulaire, au chantier.

Le plus simple pour juger, c’est d’essayer avec un vrai cas. La démo interactive se fait sans inscription longue, et l’équipe fait la migration de vos données si vous décidez d’aller de l’avant.

Sources : Code civil du Québec, LégisQuébec, Loi sur le bâtiment, LégisQuébec, Régie du bâtiment du Québec, afficher votre licence, Gouvernement du Québec, paiements rapides, Revenu Québec, calcul des taxes, relevées le 27 octobre 2026.