Portail client
Un portail client pour les PME du Québec.Vos clients écrivent, suivent, approuvent et paient.
Le portail client d’OKTO PSA est l’espace Web où les clients d’une entreprise de services écrivent leur besoin en une phrase, suivent leurs demandes, approuvent une soumission et règlent une facture. Il fait partie d’OKTO PSA, un logiciel de gestion conçu et hébergé au Québec.
Il parle français ou anglais selon le client, porte votre logo et vos couleurs, et chaque demande arrive chez vous comme un billet complet, avec ses pièces jointes.
Que voit votre client en ouvrant le portail ?
Un accueil qui répond à trois questions : qu’est-ce que je peux demander, qu’est-ce qu’on attend de moi, où en sont mes demandes. Le reste est à un clic.
Son besoin en une phrase
Le client tape « mon imprimante ne répond plus » et clique Envoyer. La demande est créée pour lui, à son nom. Des raccourcis couvrent les demandes fréquentes, comme prendre un rendez-vous.
Ce qui l’attend de son côté
Le bloc « À faire de votre côté » regroupe les soumissions à approuver, les factures à payer et les rendez-vous à placer. Votre client voit tout de suite ce qui bloque.
Ses demandes en cours
Chaque demande montre son étape : Reçue, En cours, Réglée. Le client répond, ajoute une photo ou un fichier dans la même demande, sans écrire un nouveau courriel.
Soumissions et factures
Il lit une soumission, télécharge le PDF et l’approuve ou la refuse en ligne. Il retrouve ses factures et ses reçus, et paie par carte quand le paiement en ligne est branché sur votre instance.
Rendez-vous et documents
Il choisit un rendez-vous, le déplace ou l’annule. Les documents que vous partagez avec lui sont rangés par espace et par projet.
Ses appareils
Les appareils que vous gérez pour lui, chacun avec sa fiche. Chez un client qui n’en a pas, la tuile disparaît d’elle-même.
Pièces jointes
Comment le client joint-il une photo ou une vidéo de son cellulaire ?
Il la glisse ou la colle dans sa demande, ou la choisit avec le trombone. Le portail accepte les photos d’iPhone telles quelles, les vidéos et les messages vocaux. Chaque fichier est vérifié avant d’être joint.
- Photos de cellulaire HEIC et HEIF, sans conversion
- Vidéos MP4, MOV, 3GP et autres
- Fichiers audio MP3, M4A et WAV
- Votre équipe voit les pièces jointes dès la demande initiale
Français et anglais
Dans quelle langue le portail parle-t-il à vos clients ?
Dans la leur. Chaque fiche client porte une langue, français ou anglais, et chaque contact peut avoir la sienne. Le portail s’ouvre dans cette langue, et les courriels envoyés au client la suivent aussi.
- Une langue par client, et par contact au besoin
- Portail et courriels dans la même langue
- Un bouton FR et EN reste offert au portail
- Visite guidée et aide « ? » dans les deux langues
Connexion
Comment vos clients se connectent-ils au portail ?
Avec leur compte Microsoft ou Google, si vous l’activez, ou avec leur adresse courriel. La première connexion passe par un lien reçu par courriel : personne ne choisit un mot de passe à l’aveugle.
Associez le domaine de courriel d’un client à sa fiche : son nouvel employé qui se connecte avec Microsoft ou Google reçoit son accès tout seul.
- Un interrupteur par client, et une personne peut être bloquée seule
- Soumissions et factures réservées aux décideurs, les autres voient demandes et appareils
- Votre logo, votre nom et votre couleur dans l’en-tête
Notes secrètes
Comment envoyer un mot de passe à un client sans le laisser dans un courriel ?
Avec une note secrète. Depuis un billet, vous écrivez la note, OKTO PSA la chiffre et propose un mot de passe que vous donnez de vive voix ou par texto. Le client ouvre une page à vos couleurs, lit la note, puis elle s’efface : dès la première lecture, ou après 24 h, 48 h, 7, 14 ou 30 jours.
- Qui a reçu quoi, note ouverte ou non, et révocation d’un clic
- « Je n’ai pas reçu le mot de passe » donne vos coordonnées
- Aussi pour une personne qui n’a pas accès au portail
Pourquoi un portail client réduit-il les appels ?
Parce que le client trouve seul ce qu’il venait demander. Trois choses l’aident à s’y retrouver dès la première visite.
Une visite guidée
Au premier passage, une visite montre chaque section que le client a vraiment. Elle se relance par le menu du compte.
Une aide « ? » sur chaque page
Chaque page explique à quoi elle sert, et une infobulle s’affiche au survol des boutons, des tuiles et des états.
Une seule adresse pour tout
Demandes, soumissions, factures, rendez-vous et documents au même endroit, au lieu de cinq courriels qui se perdent.
À lire ensuite
Questions fréquentes
Les questions qu’on nous pose
Votre question n’est pas là ?
Écrivez-nous. C’est une personne de Trois-Rivières qui répond, et la réponse arrive en moins d’un jour ouvrable.
Poser votre questionC'est l'espace Web où vos clients se connectent pour écrire une demande, suivre leurs billets, consulter leurs soumissions et leurs factures, et voir leurs appareils. L'accueil leur montre ce qui les attend de leur côté et leurs demandes en cours.
Oui. Le client consulte la soumission, l'approuve ou la refuse en quelques clics, sans imprimer ni signer de papier.
Oui, quand le paiement par carte est branché sur votre instance. Le client voit ses factures à payer et celles déjà réglées, gère ses cartes et peut autoriser le prélèvement automatique.
Par un lien reçu par courriel, qui leur fait créer leur propre mot de passe. Personne ne leur envoie un mot de passe choisi à leur place.
Oui. Le portail accepte les photos de cellulaire (HEIC compris), les vidéos, les fichiers audio, les PDF et les courriels Outlook, glissés ou collés dans le message. Chaque fichier est vérifié avant d'être joint.
Montrez le portail à un de vos clients.
On ouvre le portail avec vous, avec des données fictives, et on regarde comment le brancher à vos clients. Pour explorer seul d’abord, la démo interactive montre OKTO PSA de l’intérieur.