Le produit
Ce qui suit décrit les principaux modules qui existent et tournent en production. Le seul encore en ébauche porte la mention « à venir » et ne doit pas entrer dans votre décision d'achat. Ce qui n'existe pas du tout n'est pas dans cette page.
| Billet | Sujet | SLA résolution | |||
|---|---|---|---|---|---|
| BIL-2481 | Serveur de fichiers inaccessible depuis ce matinClinique Dubois | Clinique DuboisSiège social | Critique | Retard 12 min | |
| BIL-2480 | Porte de garage à réparer, visite lundiAtelier Roy | Atelier RoyEntrepôt | Normale | 5 h 40 restantes | |
| BIL-2479 | Courriels sortants bloqués, 3 utilisateursGroupe Bélanger | Groupe BélangerBureau Nicolet | Haute | 1 h 05 restante | |
| BIL-2478 | Renouvellement des licences Microsoft 365Coop Verchères | Coop VerchèresSiège social | Basse | 2 j 3 h restants | |
| BIL-2477 | Avenant signé sur place, à ajouter à la factureImprimerie Sainte-Marie | Imprimerie Sainte-MarieProduction | Haute | 3 h 20 restantes |
Interface représentée à titre illustratif, avec des données fictives.
Nouveau
Ouvrir un PDF, le signer et le garder au bon dossier se fait maintenant sans quitter OKTO PSA. Et la configuration de départ, vous la faites vous-même, une étape à la fois.
Lire, annoter, signer, remplir un formulaire, fusionner et séparer vos PDF sans sortir du produit. Le bouton « Ouvrir dans OKTO PDF » est dans l'aperçu d'un document et sur les pièces jointes des billets.
Vous configurez OKTO PSA seul, sans rester pris. Une carte sur le tableau de bord de l'administrateur montre où vous en êtes, la prochaine étape et le temps qu'il reste.
01
Ce qui arrive quand le téléphone sonne.
La file des demandes et des billets, les files par équipe, les priorités, les statuts, l'assignation et l'historique complet de chaque intervention.
Les billets qui doivent exister à une date précise, ou revenir chaque mois, s'ouvrent d'eux-mêmes dans la file.
Un seul champ, appelé au clavier, qui cherche simultanément dans les billets, les clients, les actifs, les projets et les alertes.
Volet services TI : les cibles de première réponse et de résolution suivent vos heures d'ouverture réelles, pas une horloge de 24 h.
Le sondage de satisfaction part à la fermeture du billet et le résultat reste attaché au dossier client.
Prévenir un client que l'équipe s'en vient, confirmer un rendez-vous, relayer une panne : par texto, depuis le billet.
OKTO PSA s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone et de la tablette, au nom de votre entreprise. En option, le mode hors ligne garde une copie à consulter quand le réseau tombe.
02
Du devis au paiement, taxes du Québec comprises.
Un lien que le client ouvre dans son navigateur, sans compte, pour lire et accepter votre soumission.
Le devis accepté devient une commande, la commande devient une facture.
Facturation complète, encaissement par Stripe, reçus automatiques, et rapprochement dans QuickBooks.
Les taxes du Québec sont calculées par le produit, pas bricolées dans un champ « taxe personnalisée ». La TVQ s'applique correctement, sur la bonne assiette.
Vos forfaits mensuels partent tout seuls, le même jour, avec les bons montants et les bonnes taxes.
Les banques d'heures se décrémentent à mesure que le temps est saisi. Vous voyez le solde avant que le client le demande.
L'employé photographie son reçu au cellulaire et remplit sa demande en quelques étapes. La TPS et la TVQ se calculent seules, séparément, arrondies au cent.
L'assistant de soumission compare votre prix à ce que vous gagnez et perdez d'habitude pour des travaux semblables. Le tableau de bord estime ce qui va se signer, selon l'habitude réelle de vos clients et de vos vendeurs.
En ébauche. Les soumissions prennent déjà la devise du client ; les factures, elles, restent en dollars canadiens.
03
Les projets, le temps, l'équipement.
Les mandats et chantiers qui durent plus qu'un billet : phases en heures, jalons, tâches, temps et facturation rattachés.
Le temps se saisit là où il se passe : billet, bon de travail, projet. La feuille se remplit toute seule, aussi pour toute une équipe.
L'inventaire de ce que vous gérez chez le client : postes et serveurs en TI, installations et équipements ailleurs, rattachés au site.
04
Ce que le client voit et ce que vous savez de lui.
Un client peut avoir plusieurs sites, chaque site ses contacts. C'est la réalité d'une entreprise de services, et le modèle de données la respecte.
Les affaires en cours, par étape, avec la valeur et la date de clôture prévue.
Vos clients ouvrent leurs demandes, suivent l'avancement, voient leurs factures, paient et prennent rendez-vous eux-mêmes.
Des listes, des séquences, un suivi. Pour aller chercher les prochains contrats.
Toutes les réponses de vos campagnes arrivent dans une seule file, avec un brouillon de réponse déjà écrit à approuver avant l'envoi.
Taux de réussite, cycle de vente moyen, valeur pondérée par étape : la vue qu'un directeur des ventes regarde chaque semaine.
Qui a consenti à être démarché, par quel canal, à quelle date : la preuve gardée pour chaque contact, conforme à la loi anti-pourriel.
Le texte de votre soumission mis en page automatiquement, par le fournisseur d'IA que vous choisissez.
Les liens que vos clients reçoivent peuvent porter une adresse publique à votre nom, plutôt qu'une adresse qui n'est pas la vôtre.
Un client doit vous envoyer des fichiers trop gros pour un courriel, ou c'est vous qui lui en envoyez. Il reçoit un lien sécuritaire et n'a aucun compte à créer.
05
Qui a le droit de faire quoi, et qui l'a fait.
Chacun monte son tableau de bord à partir d'un catalogue de cartes : les déplacer, changer leur taille, choisir leur style. Chaque chiffre ouvre la liste des fiches qui le composent.
Le stagiaire ne voit pas la marge. La comptable ne réassigne pas les demandes. 182 permissions, pas trois cases à cocher.
Qui a modifié quoi, quand. Utile en cas de litige, utile aussi quand un vérificateur pose la question.
Chaque employé se monte ses vues. « Mes billets en retard », « Factures impayées de plus de 30 jours ».
L'administrateur ajoute ses propres champs aux clients, aux contacts, aux prospects et aux opportunités.
06
Un assistant branché à vos vraies données, qui répond dans le logiciel, par Telegram et par texto. Chaque capacité s'allume une par une, et rien ne s'exécute sans votre accord.
Posez une question en mots de tous les jours et recevez une réponse calculée sur toute votre base en quelques secondes. Il précise sa question quand elle est ambiguë et ne voit que vos données.
Écrivez au robot dans une conversation privée, envoyez-lui une photo ou un PDF du cellulaire et recevez ses fichiers en retour. Optionnel, éteint au départ.
OKTHAV répond par texto, et vos textos internes à l'équipe peuvent partir par Telegram avec le texto en secours.
Un reçu, une facture fournisseur, un plan, une carte d'affaires ou la plaque d'un équipement : OKTHAV les lit et prépare la saisie. Rien n'est enregistré avant votre confirmation.
OKTHAV lit les boîtes et les documents SharePoint que vous cochez, en lecture seule, et répond avec le lien direct. Il lit aussi le calendrier Outlook des personnes autorisées.
OKTHAV vous remet vos données en Excel, CSV ou tableau, produit des PDF à votre image et dépose un brouillon de courriel dans votre boîte. Chaque capacité s'allume une par une.
Produit vivant
Une bulle est posée en permanence en bas à droite de votre écran. Vous cliquez dessus, vous choisissez : bogue, amélioration ou demande, vous écrivez ce que vous avez vu, vous joignez une capture si ça aide. Ça part directement à l'équipe qui écrit le produit. Pas de billet à ouvrir ailleurs, pas de formulaire à retrouver.
Thème
Le mode sombre est pris en charge nativement, dans tout le produit : chaque écran, chaque tableau, chaque graphique a ses propres couleurs, pensées pour être lisibles la nuit. La bascule est dans la barre du haut, et le choix suit l'utilisateur d'un appareil à l'autre.
Notifications
Un centre de notifications est intégré au produit. Assignation d'un billet, mention dans une discussion, réponse d'un client par le portail, SLA qui approche de sa limite : tout remonte au même endroit, marqué lu ou non lu, sans dépendre du courriel.
Trouver et anticiper
Ctrl K depuis n'importe quel écran. Un seul champ cherche dans les billets, les alertes, les clients, les projets, les actifs et les tâches en même temps, avec la correspondance surlignée. Vous restreignez la portée d'une touche, vous ouvrez le résultat d'une autre, sans jamais lâcher le clavier.
Billets planifiés, en natif
Un billet qui doit s'ouvrir à une date précise ou revenir chaque mois se planifie une fois et s'ouvre tout seul à échéance : renouvellement de licences, entretien préventif, inspection d'équipement. Ce n'est pas un rappel dans un calendrier à côté, c'est un vrai billet dans la file, assigné à la bonne équipe.
Catalogue
Produits, matériaux, licences, services récurrents, blocs d'heures : votre catalogue vit dans le produit, avec les codes, les références internes, les fournisseurs, le prix et le coût. La recherche filtre à la frappe, même sur des dizaines de milliers de lignes, et l'item choisi se pose directement sur un devis ou une facture avec son prix et sa marge.
Fiche client
La fiche client n'est pas un carnet d'adresses. Elle réunit les billets ouverts et l'historique complet, les opportunités en cours, les contacts et les sites, la facturation et les factures récurrentes, les contrats et les heures prépayées qui restent, et les actifs ou équipements suivis. L'activité récente se lit au même endroit, et vous ouvrez un billet ou une note sans quitter la fiche.
Configuration
Tout ce qui suit se règle depuis les paramètres de votre instance, par vous, sans nous appeler et sans frais.
Types de billet, priorités et catégories
Vous nommez les choses comme votre équipe les nomme déjà, bon de travail plutôt que billet par exemple. Les référentiels se créent, se renomment et se désactivent sans toucher à l'historique.
Statuts et actions
Votre flux de travail réel, y compris les états intermédiaires que les outils génériques n'ont pas : en attente du client, pièce commandée, à facturer.
Modèles de réponse
Des réponses pré-écrites, appelées par un raccourci dans la zone de réponse d'un billet. Portée globale ou réservée à une équipe.
Gabarits de documents
La mise en page de vos factures, devis, notes de crédit et reçus de paiement. Plusieurs gabarits par type de document, un défaut par organisation, et le choix d'un gabarit précis à l'envoi.
Gabarits de courriel
Le contenu et la signature des courriels sortants, avec vos variables. Les exclusions se gèrent au même endroit.
Boîtes courriel entrantes
Plusieurs boîtes surveillées, chacune dirigée vers la bonne équipe. Un courriel devient un billet, une réponse devient un suivi.
Types de client et types d'actif
Vos propres familles de clients et d'équipements, pour que les filtres et les rapports parlent votre langage.
Rôles et permissions
182 permissions distinctes réparties en rôles : l'employé terrain, le gestionnaire, la personne à la comptabilité ne voient pas la même chose.
06
Vos employés, pas seulement vos clients.
Un module complet pour créer, assigner et suivre les formations de vos employés. Le créateur bâtit un cours bloc par bloc : texte, vidéo, PDF, quiz et étapes interactives.
En option, vous offrez des formations aux employés de vos clients, dans leur portail. Elles viennent d'une bibliothèque séparée de vos formations internes.
Coordonnées, poste, conditions salariales et documents dans un seul dossier par employé, chiffré et journalisé.
Une demande de congé passe par une approbation, et le solde se voit avant de répondre.
Chaque employé indique ses disponibilités ; l'horaire se bâtit autour, pas l'inverse.
Les heures en trop se reportent en banque de temps plutôt que de se perdre, et une dépense se rembourse depuis le dossier de l'employé.
Les RH déposent le talon de paie en PDF dans la fiche de l'employé, qui le télécharge depuis Mon dossier.
Les fériés des treize provinces et territoires sont déjà dans le produit, comptés automatiquement dans les feuilles de temps et la paie.
Sur mesure
On développe en continu. Quand un client a un besoin que son secteur impose et qu'aucun outil générique ne couvre, on construit le module. La construction est déjà livrée ; voici d'autres secteurs pour lesquels on sait quoi bâtir.
Construction
Déjà livré : bons de travail signés sur place, avenants sur une facture, retenue contractuelle, achats, équipements, journal de chantier.
En savoir plusConcessionnaire
Fiches de véhicules, relances d'entretien, campagnes par parc, suivi des opportunités par succursale.
Manufacturier
Équipements en actifs, entretien préventif planifié, bons de commande et suivi des pièces.
Services professionnels
Mandats, banques d'heures, taux par profil, facturation au pourcentage d'avancement.
Les autres modules se bâtissent sur demande, pas d'avance : dites-nous ce que votre métier exige et on vous dit franchement si ça se fait, en combien de temps et à quel prix.
Intégrations
La liste est courte parce qu'elle est vraie. Chaque connexion ci-dessous est livrée et utilisée. Si votre outil n'y est pas, dites-le-nous plutôt que de le découvrir après la signature.
Comptabilité
Vos factures et vos paiements remontent dans QuickBooks.
Encaissement
Paiement des factures en ligne, au portail client.
Services TI
Pour les services TI : notre propre RMM remonte votre parc dans les actifs.
Services TI
Si vous avez déjà Ninja, gardez-le.
Services TI
Connexion directe à votre instance Tactical.
Identité
Connexion unique de vos clients au portail.
Identité
Connexion unique de vos clients au portail.
Il vous manque un lien vers un outil que vous utilisez ? Dites-le nous : les intégrations se bâtissent selon ce que les clients demandent vraiment.
Questions fréquentes
Votre question n’est pas là ?
Écrivez-nous. C’est une personne de Trois-Rivières qui répond, et la réponse arrive en moins d’un jour ouvrable.
Poser votre questionC’est l’éditeur PDF d’OKTO PSA. On y lit, annote, signe, remplit, fusionne et sépare des PDF dans le navigateur, sans sortir du logiciel. Depuis octobre 2026, la première page d’un long document s’affiche plus vite. Un administrateur l’allume dans Paramètres, Modules : il est éteint par défaut.
Oui. Il résume un document, répond à vos questions en donnant le numéro de la page d’où vient la réponse, et traduit. Il passe par le fournisseur d’IA configuré dans Paramètres pour votre instance : sans fournisseur configuré, il ne répond pas. Un passage important se relit à la source.
Oui. La reconnaissance du texte lit les documents numérisés en français et en anglais et les rend cherchables. Sans elle, un scan n’est qu’une image : on ne peut ni y chercher un mot ni en copier un passage.
C’est un lien sécuritaire pour recevoir ou envoyer des fichiers, même très gros, sans que le destinataire ait un compte. Le lien expire (7 jours par défaut, 90 au plus), peut avoir un mot de passe et vous avise à la réception. Un antivirus analyse les fichiers reçus. L’espace de base est de 5 Go.
Le lien part par courriel, depuis votre adresse, avec votre message et votre signature. Le mot de passe part à part : dans un second courriel, ou par texto quand le destinataire a un cellulaire. Si personne n’a ouvert le lien après 24 heures, vous êtes averti. Le lien peut aussi porter votre propre domaine, par exemple transfert.votredomaine.ca.
En consultation, oui. Avec le mode hors ligne, on consulte sans réseau le tableau de bord, les projets, les clients, les soumissions, les factures, les équipements et l’inventaire, sur ordinateur, tablette et cellulaire. Les boutons qui modifient sont grisés, avec une phrase qui dit pourquoi. L’administrateur l’allume dans l’onglet Options des Paramètres. L’appareil efface sa copie à la déconnexion.
Une carte Mise en route, sur le tableau de bord de l’administrateur, montre où vous en êtes, la prochaine étape et le temps qu’il reste. Chaque étape se coche toute seule une fois faite, selon votre type d’entreprise. Quand un réglage manque, un bandeau le dit en mots simples, et Configurer ouvre le bon réglage en allumant le champ à remplir. Le guide garde ce que vous avez déjà saisi.
Oui, avec l’option Comptes à payer. Une facture reçue par courriel en PDF, en numérisation ou en photo est lue par l’IA, qui prépare un brouillon avec les totaux et les taxes contrôlés. Ce qui reste douteux est marqué À vérifier, et rien n’est approuvé sans une personne.
On regarde vos demandes, vos clients et votre facturation, puis on vous dit franchement si OKTO PSA fait la job pour vous. Sans engagement.
OKTO Solutions, Trois-Rivières, Québec
