Comptes à payer
Un logiciel de comptes à payer au Québec, où l’IA prépare le brouillon de la facture
Dans OKTO PSA, une facture de fournisseur reçue par courriel, en PDF, en numérisation ou en photo, est lue par l’IA, qui prépare un brouillon : fournisseur, date, lignes, TPS et TVQ. Les totaux sont contrôlés, et ce qui reste douteux est marqué « À vérifier ». Rien n’est approuvé sans vous. OKTO PSA ne remplace pas votre comptabilité.
Que devient une facture de fournisseur reçue par courriel ?
Elle arrive dans la boîte courriel que vous avez désignée pour les factures de fournisseurs. OKTO PSA lit cette boîte chaque minute. Chaque pièce PDF ou image devient une facture en brouillon, lue par l’IA, et personne ne retape l’en-tête ni les lignes. Le brouillon attend votre validation.
Elle arrive par courriel
Un PDF, une numérisation ou une photo (PNG, JPEG, WebP ou GIF) en pièce jointe, jusqu’à 4 Mo. Les autres courriels sont ignorés. Une facture transférée par un employé passe aussi : le fournisseur est reconnu d’après la facture, pas d’après l’expéditeur.
L’IA la lit
Le fournisseur, le numéro, les dates, les lignes, les taxes et le total sont lus sur la pièce. La consigne est de ne rien inventer : une valeur absente de la facture reste vide.
Les totaux sont contrôlés
Sous-total plus taxes égale total, TPS et TVQ cohérentes entre elles. Un contrôle échoue : la pièce est relue plus finement, puis ce qui reste douteux est marqué À vérifier.
Vous décidez
Le brouillon se corrige, s’approuve ou se refuse. Rien ne passe en approuvé ni en payé tout seul.
Comment la TPS et la TVQ sont-elles contrôlées ?
À chaque lecture, OKTO PSA recoupe les montants avec des règles simples, sans l’IA. La TPS est de 5 % et la TVQ de 9,975 %. Si les chiffres lus ne tiennent pas ensemble, le champ concerné est marqué À vérifier plutôt que présenté comme sûr.
Les montants
Le sous-total plus les taxes doit égaler le total, à deux cents près. Un montant illisible reste vide : il n’est pas faux, mais rien ne le recoupe.
Les taxes
La TPS ne dépasse pas 5 % de la base, et la TVQ suit la TPS. Une facture dont une partie des lignes est exonérée est prévue.
Les numéros et les dates
Le numéro de TPS ou de TVQ du fournisseur doit avoir le format de Revenu Québec ou de l’ARC. Une date d’échéance antérieure à la facture, ou absurde, est signalée.
Quelles propositions l’IA ajoute-t-elle, et qui les accepte ?
En plus de ce qui est écrit sur la facture, OKTO PSA propose ce qu’il peut déduire de vos propres données : la catégorie du fournisseur, le compte de charge, le projet, le bon de commande et l’échéance. Chaque proposition vient avec sa raison. Vous acceptez ou refusez chacune, et une proposition refusée ne revient pas. Quand rien dans vos données ne l’appuie, rien n’est proposé.
Catégorie et compte de charge
Repris des factures passées de ce fournisseur, ou de celles de sa catégorie.
Projet et bon de commande
Un numéro ou un nom de projet, l’adresse d’un chantier ou un numéro de bon de commande écrits sur la facture sont rapprochés de vos projets et de vos bons.
Échéance
Quand la facture n’écrit pas de date, l’échéance est proposée d’après les conditions de paiement, par exemple Net 30.
Saisir à la main ou laisser l’IA préparer le brouillon ?
La saisie à la main n’a rien de honteux, surtout à cinq factures par mois. Elle coûte cher quand la pile grossit, et c’est là qu’on se trompe de ligne.
| Étape | OKTOPSA | Saisie à la main |
|---|---|---|
| Recevoir la factureDu courriel au dossier. | Une boîte Microsoft 365 branchée, lue chaque minute. | Ouvrir le courriel, enregistrer la pièce, la rouvrir. |
| Saisir l’en-tête et les lignesLe gros du travail. | Lus sur la pièce, à relire. | Retapés, ligne par ligne. |
| Vérifier les totaux et les taxesLà où les erreurs se cachent. | Contrôlés à chaque lecture : montants, TPS, TVQ, numéro de taxes. | À l’oeil ou à la calculatrice. |
| Nouveau fournisseurUne fiche à monter. | Fiche créée en brouillon, à valider avant d’approuver ou de payer. | Une fiche à remplir à la main. |
| Catégorie, projet, échéanceLe classement. | Proposés avec leur raison, que vous acceptez ou refusez. | Choisis de mémoire. |
| Décider d’approuverLe dernier mot. | Vous. Le brouillon n’approuve rien. | Vous. |
La colonne de droite décrit la saisie manuelle, pas un logiciel en particulier.
De la boîte courriel à la facture approuvée, en six étapes
Le branchement se fait une fois. Ensuite, chaque facture suit le même chemin.
- 01
Brancher la boîte
Avec Brancher une boîte, vous indiquez l’adresse où vos fournisseurs envoient leurs factures. Elle doit exister dans votre Microsoft 365.
- 02
Recevoir
Vos fournisseurs écrivent à cette adresse, ou vous y transférez une facture. Seules les pièces PDF et image sont retenues.
- 03
Lire
L’IA lit la pièce et prépare le brouillon. Vos courriels ne sont pas marqués comme lus : une étiquette Outlook indique ceux qui ont été traités.
- 04
Contrôler
Les montants et les taxes sont recoupés. Ce qui reste douteux porte la mention À vérifier.
- 05
Accepter ou refuser
Catégorie, compte de charge, projet, bon de commande, échéance : chaque proposition arrive avec sa raison.
- 06
Approuver
Quand le brouillon est bon et que la fiche du fournisseur est validée, vous approuvez la facture. Elle suit ensuite son cours jusqu’au paiement.
Et si le fournisseur est nouveau ?
OKTO PSA crée sa fiche en brouillon, avec ce qui est écrit sur la facture : coordonnées, numéro de taxes, courriel de paiement quand il est imprimé. Tant que cette fiche n’est pas validée, le fournisseur ne sert ni à approuver ni à payer une facture.
Six champs à remplir
Courriel de paiement, adresse de l’entreprise, téléphone, contact principal, numéro de taxes et catégorie. La fiche se valide quand ils sont tous remplis.
Un droit à part
Modifier et valider les fiches de fournisseurs est un droit distinct. On le donne à la personne qui en répond, pas à tout le monde.
Plusieurs catégories
Un fournisseur peut en avoir plusieurs. La liste des fournisseurs se filtre par catégorie, et la recherche en trouve une aussi.
OKTO PSA remplace-t-il ma comptabilité ?
Non. OKTO PSA lit, contrôle et suit les factures de fournisseurs, avec le projet et le bon de commande auxquels elles appartiennent. Vos livres, vos fins de mois et vos états financiers restent dans votre logiciel comptable, chez votre comptable.
Ce qu’il fait
Reçoit les factures, prépare le brouillon, contrôle les taxes, classe par fournisseur, catégorie et projet, et garde la trace de ce qui est approuvé.
Ce qu’il ne fait pas
Tenir vos livres comptables, produire vos états financiers ou remplacer votre comptable.
Comment allume-t-on Comptes à payer ?
C’est une option du module Achats. Elle est éteinte tant qu’un administrateur ne l’allume pas.
Allumer l’option
L’administrateur allume Comptes à payer dans Paramètres. Elle repose sur le module Achats.
Relier la boîte
Il faut Microsoft 365 relié à OKTO PSA, et le droit de gérer les boîtes courriel.
Un fournisseur d’IA
La lecture passe par le fournisseur d’IA configuré dans Paramètres. Sans lui, elle ne se lance pas et la saisie reste manuelle.
À lire ensuite
Questions fréquentes
Les questions qu’on nous pose
Votre question n’est pas là ?
Écrivez-nous. C’est une personne de Trois-Rivières qui répond, et la réponse arrive en moins d’un jour ouvrable.
Poser votre questionChaque pièce PDF ou image d’un courriel reçu dans la boîte des factures de fournisseurs devient une facture en brouillon, lue par l’IA : fournisseur, numéro, dates, lignes, taxes et total. La boîte est lue chaque minute. Vous relisez le brouillon, acceptez ou refusez les propositions, puis approuvez.
Les PDF et les images PNG, JPEG, WebP et GIF, jusqu’à 4 Mo par pièce reçue par courriel. Une numérisation ou une photo se lit aussi. Les autres pièces et les courriels sans pièce sont ignorés.
Oui, par des règles qui n’utilisent pas l’IA. Le sous-total plus les taxes doit égaler le total à deux cents près, la TPS de 5 % et la TVQ de 9,975 % doivent concorder entre elles, et le numéro de taxes du fournisseur doit avoir le bon format. Un champ qui ne passe pas est marqué À vérifier.
Non. La facture naît en brouillon. La lecture propose et n’applique rien : la catégorie, le projet, le bon de commande et l’échéance arrivent avec leur raison, et vous acceptez ou refusez chacune. L’approbation reste à une personne.
OKTO PSA crée sa fiche en brouillon avec ce qui est écrit sur la facture. Tant que la fiche n’est pas validée, ce fournisseur ne sert ni à approuver ni à payer une facture. Six champs la complètent : courriel de paiement, adresse, téléphone, contact principal, numéro de taxes et catégorie.
Non. OKTO PSA ne tient pas vos livres et ne produit pas vos états financiers. Il reçoit, lit, contrôle et suit les factures de fournisseurs avec leur projet et leur bon de commande. Votre comptable garde son logiciel.
Une adresse qui existe dans votre Microsoft 365, reliée à OKTO PSA. La lecture ne marque pas vos courriels comme lus : une étiquette Outlook montre ceux qui ont été traités.
Oui. La pièce est envoyée au fournisseur d’IA que vous avez configuré dans Paramètres pour lire la facture. Sans fournisseur configuré, rien n’est lu et la saisie reste manuelle. Le contrat de traitement des données nomme les sous-traitants en place.
Montrez-nous la pile de factures de vos fournisseurs.
Apportez trois ou quatre factures, dont une photo ou une numérisation de travers. On regarde avec vous ce qu’OKTO PSA lit bien, ce qu’il marque À vérifier et ce qui reste à vous. Pour voir d’abord le chemin d’une vente, la démo interactive utilise des données fictives, et la page sur la facturation avec TPS et TVQ montre l’autre côté.
Microsoft 365 et Outlook sont des marques de leurs propriétaires respectifs.