Bons de commande et achats de chantier

Un bon de commande en construction, c’est l’engagement écrit envoyé au fournisseur avant l’achat : quoi, combien, à quel prix et pour quel chantier. Dans OKTO PSA pour la construction, le bon de commande suit le matériel jusqu’au bout : la réception, la comparaison avec la facture du fournisseur, puis le paiement de ce qui a vraiment été reçu.

Du bon de commande à la réception

Le bon de commande part du projet. Il est rattaché au chantier, donc ce que vous achetez se voit dans le projet au lieu de se perdre dans une pile de factures au bureau. Vos grilles tarifaires gardent les prix convenus avec chaque fournisseur, ce qui évite de les retaper ou de les chercher dans un vieux courriel.

Quand la livraison arrive, on inscrit ce qui a été reçu. C’est la réception qui compte, pas la commande : un fournisseur qui livre 180 feuilles sur 200 n’a livré que 180 feuilles, même si la facture dit le contraire.

Un bon de commande écrit protège aussi l’entrepreneur. Si le fournisseur livre un autre produit que celui commandé, ou à un autre prix, vous avez le document qui dit ce qui avait été convenu. Une commande passée au téléphone ne laisse aucune trace de ce genre.

Les achats faits au comptoir, sans bon de commande, ont aussi leur place. Le contremaître prend le reçu en photo, OKTO PSA le lit et l’entre comme dépense de chantier. Pas besoin de garder le papier dans le camion jusqu’à la fin du mois.

Comparer la facture du fournisseur avant de payer

La facture du fournisseur est comparée au bon de commande et à la réception. Si elle dépasse ce qui a été reçu ou le prix convenu, l’écart est retenu et vous payez ce qui est reçu. Le reste attend une livraison ou une note de crédit.

Sur un chantier, ces petits écarts reviennent souvent : une palette incomplète, un prix qui a monté entre la soumission et la livraison, un article facturé deux fois. Pris un par un, ce n’est pas grand-chose. Sur une année, ça finit par peser dans la marge.

Comptes à payer : les factures lues pour vous

La plupart des fournisseurs envoient leurs factures par courriel. Dans OKTO PSA, l’IA lit les factures reçues et prépare un brouillon de compte à payer : fournisseur, date, montants, taxes. Une personne valide le brouillon avant qu’il entre dans vos comptes. Rien ne se paie tout seul.

Le temps gagné est surtout dans la saisie. Au lieu de retaper chaque facture, la personne aux comptes à payer vérifie et corrige au besoin. La page comptes à payer montre le fonctionnement en détail.

OKTHAV, l’assistant intégré, répond aussi aux questions sur les achats avec vos chiffres : « qu’est-ce qu’on a reçu de ce fournisseur pour le chantier du mois passé ? ». Voyez ce qu’il sait faire sur la page OKTHAV.

Inventaire et matériel sorti du stock

Si vous gardez du matériel en entrepôt, l’inventaire se suit par lot et par numéro de série. Le suivi par lot sert, par exemple, quand un fabricant rappelle un lot de produit : vous savez sur quels chantiers il est allé. Le suivi par série sert pour les articles qu’on veut retrouver un à un.

Quand du matériel sort du stock pour un chantier, la sortie est notée avec l’heure. Le coût suit le matériel jusqu’au projet. À la fin, le chantier porte ce qui a été acheté pour lui et ce qui a été pris dans votre stock.

Un exemple fictif : 12 gallons d’apprêt sortent de l’entrepôt à 7 h 10 pour un chantier de la rue des Érables. Le coût passe au projet à ce moment-là et l’inventaire baisse d’autant. Le jour où quelqu’un demande où est passé l’apprêt, la réponse est déjà là.

Sous-traitants : les documents avant la fermeture

Pour chaque sous-traitant, vous fixez les documents exigés : une quittance, par exemple, ou tout autre papier que vous demandez avant le dernier paiement. Tant qu’il en manque, OKTO PSA bloque la fermeture du projet. Personne ne ferme un chantier en oubliant qu’une quittance n’est jamais arrivée.

Ce blocage a une raison légale. Le Code civil du Québec (art. 2123) permet au client de retenir sur le prix de quoi payer les ouvriers, ainsi que les sous-traitants et les fournisseurs qui lui ont dénoncé leur contrat, tant que l’entrepreneur ne lui a pas remis de quittance. Si votre sous-traitant n’a pas payé son fournisseur de matériaux, c’est votre paiement qui risque d’être retenu.

Les sous-traitants et les fournisseurs de matériaux qui n’ont pas contracté avec le propriétaire peuvent aussi avoir une hypothèque légale sur l’immeuble, pour les travaux faits ou les matériaux fournis après la dénonciation écrite de leur contrat au propriétaire. Le guide de l’hypothèque légale explique les délais et ce que la dénonciation change.

Le vrai coût du chantier au même endroit

Les bons de commande, les réceptions, les dépenses, les reçus et le matériel sorti du stock sont tous rattachés au projet. Ils se retrouvent au même endroit que les heures, les phases et les factures du chantier. Quand vous comparez une phase à son budget, vous ne courez pas après les chiffres dans trois logiciels. Le découpage est expliqué sur la page phases et sous-projets.

OKTO PSA ne remplace pas votre logiciel comptable. Il garde le suivi du chantier, des achats et des fournisseurs ; la tenue de livres reste chez votre comptable.

Pour voir le tout avec un exemple de chantier, la démo interactive s’ouvre sans inscription longue.

Sources : Code civil du Québec, LégisQuébec, relevé le 27 octobre 2026.