Des chantiers découpés en phases à prix et en sous-projets

Gérer un projet de construction par phases, c’est découper le chantier en parties qui ont chacune leur prix, leurs heures et leur facture. Dans OKTO PSA pour la construction, le prix d’une phase est la somme des lignes du bon de commande, les ajouts deviennent des sous-projets numérotés +001, +002, et vous facturez les phases terminées sur une seule facture.

Pourquoi découper un chantier en phases ?

Un chantier suivi comme un seul bloc, on apprend à la fin s’il a été payant. Suivi par phases, on le voit pendant les travaux. La préparation de surface a pris plus d’heures que prévu, mais l’apprêt et la finition sont dans les temps : vous le savez assez tôt pour réagir, ajuster l’équipe ou parler au client.

Les phases servent aussi à facturer. Le client paie ce qui est fait, au rythme du chantier, et vous n’attendez pas la fin des travaux pour encaisser. Et quand il pose une question sur une facture, la réponse tient en une ligne : telle phase, tel montant.

D’où vient le prix d’une phase ?

Dans OKTO PSA, le prix d’une phase ne se tape pas à la main. Il est égal à la somme des lignes du bon de commande qui lui appartiennent. Ce que le client a acheté et ce que vous facturez par phase restent ainsi d’accord.

Quand le projet vient d’une soumission, le travail est déjà fait. Chaque groupe de lignes de la soumission devient une phase, avec son budget. Vous commencez le chantier avec un plan chiffré, pas une page blanche.

Voici à quoi ressemble un projet découpé en phases. Les noms et les montants sont fictifs.

Les sous-projets +001, +002

En cours de chantier, le client ajoute souvent quelque chose : un étage de plus, une cage d’escalier, une salle qui n’était pas au contrat. Mettre ces heures dans le projet principal brouille tout. Vous ne savez plus si le contrat de départ a été payant.

OKTO PSA crée un sous-projet numéroté +001, puis +002, sous le projet principal. Il garde ses propres heures et son propre rapport, tout en restant rattaché au chantier. Un sous-projet peut aussi compter comme un avenant : l’extra chiffré et approuvé s’ajoute alors à la prochaine facture, et les factures se regroupent par avenant.

Comment facturer par phase ?

Vous cochez les phases à facturer, une ou plusieurs, et OKTO PSA les met sur une seule facture. Un aperçu vous montre la facture avant qu’elle parte. Les taxes sortent sur des lignes séparées, TPS et TVQ, avec vos numéros sous chacune, et votre licence RBQ et votre NEQ paraissent sur la facture.

La facturation progressive, en option

Sur les gros contrats, on facture souvent à l’avancement. Avec cette option, vous entrez pour chaque poste du bordereau un pourcentage d’avancement daté et justifié. OKTO PSA facture la différence avec la demande précédente. Par exemple, un poste déclaré à 40 % le mois dernier et à 75 % ce mois-ci donne une facture pour 35 % de ce poste.

Les retenues contractuelles se gèrent au même endroit : pourcentage retenu, date et conditions de libération, solde à libérer. La page facturation et retenues donne le détail.

Le rapport des heures par phase

Chaque heure est liée au projet et à la phase. Au chantier, le responsable entre les effectifs du jour, en séparant le travail au forfait, les extras et les pertes de temps. Ces effectifs créent les feuilles de temps de l’équipe, et l’horaire de la semaine peut être copié pour tout le monde. La page feuille de temps de chantier explique comment.

Le rapport des heures sort par phase ou par sous-projet, en CSV ou en PDF. Les coûts de main-d’œuvre s’affichent d’abord comme provisoires, puis comme réels. Vous pouvez aussi demander à OKTHAV, en langage courant : « combien d’heures sur la phase 2 ? ». Il répond avec vos propres chiffres.

Sur un projet assujetti au décret de la construction, une pastille « décret CCQ » le signale, et le rapport CCQ se prépare dans les rapports d’OKTO PSA. L’envoi du rapport mensuel à la CCQ se fait toujours de votre côté, au plus tard le 15 du mois suivant.

Le cycle du chantier, de la signature à la fermeture

Une barre en haut du projet montre où en est le chantier. Elle part de l’étape « Signé », quand la soumission est acceptée et que le projet existe avec ses phases. L’étape « Début prévu » porte la date de départ, avec un rappel avant le jour venu. Si vous avez avancé d’une étape trop vite, le bouton « Revenir à » vous ramène en arrière.

Pendant les travaux, les phases se comparent au budget et les échéances vous sont rappelées. La fiche de chantier tient sur un écran. Les documents, les plans et leurs révisions restent rangés dans le projet, à côté des discussions de l’équipe sur ce chantier.

À la fin des travaux, OKTO PSA fixe un rappel 30 jours plus tard, et vous pouvez changer ce délai. Le délai a une raison : selon le Code civil, l’hypothèque légale de la construction subsiste pendant les 30 jours qui suivent la fin des travaux, et pour la conserver il faut inscrire un avis au registre foncier et le signifier au propriétaire. OKTO PSA vous rappelle la date, mais il ne prépare aucun document légal.

Reste la fermeture. Si un sous-traitant n’a pas remis un document exigé, une quittance par exemple, la fermeture du projet est bloquée jusqu’à ce que le document soit au dossier.

Le guide de l’hypothèque légale explique les délais et les conditions en détail.

Ce qu’OKTO PSA ne remplace pas

OKTO PSA suit vos projets, vos phases, vos heures et vos factures, mais il ne remplace pas votre logiciel comptable : vos livres restent tenus là. Pour la paie, OKTO RH prépare le rapport de paie et l’export ; les retenues à la source, le dépôt direct et les relevés de fin d’année restent dans votre logiciel de paie.

Pour voir un projet par phases avec ses sous-projets, la démo interactive se parcourt sans inscription longue.

Sources : Code civil du Québec, articles 2726 à 2728, LégisQuébec, Rapport mensuel, Commission de la construction du Québec, Calcul des taxes, Revenu Québec, relevées le 27 octobre 2026.