Services TI
Le portail client d’un MSP : ce que voient vos clients
Le portail client d’OKTO PSA permet aux clients d’un MSP d’ouvrir une demande avec photo ou message vocal transcrit, de suivre l’état de leurs appareils, d’approuver une soumission, de payer une facture et de demander l’arrivée ou le départ d’un employé. La connexion se fait avec Microsoft ou Google.
Cette page montre l’angle fournisseur TI. La page générique du portail est ailleurs, et on y renvoie.
Que voient les clients d’un fournisseur TI dans le portail ?
Leurs demandes, leurs appareils, leurs soumissions et leurs factures, avec un bouton pour demander de l’aide et un autre pour payer. Pour le détail de la page générique du portail, qui vaut pour toute entreprise de services, voyez la page portail client. Ici, on regarde ce qui compte pour un MSP.
Le portail client d’OKTO PSA permet aux clients d’un MSP d’ouvrir une demande avec photo ou message vocal transcrit, de suivre leurs appareils, d’approuver une soumission, de payer une facture et de demander l’arrivée ou le départ d’un employé.
Comment un client décrit-il son problème sans appeler ?
Il écrit, il prend une photo de l’écran, ou il dicte un message vocal que le portail transcrit en texte. Un utilisateur pressé n’a pas à trouver les bons mots : la photo d’un message d’erreur vaut mieux qu’un paragraphe.
Photos et fichiers
L’écran qui affiche l’erreur, le document qui ne s’ouvre pas, joints à la demande dès le départ.
Message vocal transcrit
Le client parle, le texte apparaît dans le billet. Votre technicien lit le message plutôt que de l’écouter en entier.
Urgente, deux confirmations
Choisir la priorité Urgente demande une double confirmation. Ça garde ce niveau pour les vraies urgences, celles qui méritent une réponse tout de suite.
Le client peut-il voir l’état de ses appareils ?
Oui, pour les appareils suivis. Chaque appareil a une fiche avec son état en direct, ce qui évite le courriel « est-ce que mon portable est à jour ? ». Il ouvre la fiche, il a la réponse.
Ce que ça change pour vous
Un client qui peut vérifier lui-même pose moins de questions de routine, et les questions qui restent sont plus précises. Le parc d’appareils vient du module d’actifs d’OKTO PSA. Les alertes de votre outil de surveillance arrivent par courriel dans la file des billets et se rattachent à l’appareil par son nom.
Et l’argent : soumissions, factures, paiement ?
Tout se règle au même endroit que les demandes. Le client lit la soumission et l’approuve ou la refuse. Il télécharge ses factures en PDF, voit son solde et clique sur Payer.
Soumissions
Approuvées ou refusées dans le portail, sans courriel de retour ni signature à scanner.
Factures et solde
Factures en PDF, solde à payer et bouton Payer. Le paiement en ligne passe par Stripe.
Moyens de paiement
Le client enregistre sa carte lui-même, sans vous la dicter par téléphone.
Prélèvement automatique
Avec l’accord du client, ses factures se paient seules. Un paiement refusé est repris.
Les arrivées et départs peuvent-ils venir du client ?
Oui. Le gestionnaire du client demande l’arrivée ou le départ d’un employé dans le portail, et il peut annuler un départ prévu. C’est lui qui connaît la date, alors il l’indique à la source plutôt que par courriel à un technicien.
Le traitement Microsoft 365 qui suit (blocage du compte, contre-vérification) repose sur un moteur offert aux fournisseurs TI, sur demande. Tout est expliqué sur la page Microsoft 365 et Teams pour MSP.
Comment les employés se connectent-ils ?
Avec leur compte Microsoft ou Google (connexion SSO). Pas de nouveau mot de passe à retenir pour le portail.
Clavardage
Disponible pendant les heures d’ouverture que vous réglez. L’administrateur l’active, il n’est pas allumé d’office.
Documents et formations
Vous partagez des documents au client, et il suit les formations que vous lui offrez, dans le même espace.
Aide et application
Des guides d’aide, un profil à jour, et une application installable sur le cellulaire.
Pourquoi un portail plutôt qu’une adresse de soutien ?
Parce qu’un courriel à une adresse générique perd son contexte : on ne sait pas à quel client rattacher le message, ni si une photo est restée en pièce jointe. Dans le portail, la demande naît déjà liée au bon client, à la bonne personne et à ses pièces jointes. Ce que vous recevez est un billet complet, pas un message à démêler.
Du côté du client
Il garde un seul endroit pour ses demandes en cours, ses soumissions à approuver et ses factures à payer. Il n’a plus à chercher un vieux courriel pour savoir où en est son dossier.
Du côté de votre équipe
Les demandes arrivent dans les mêmes files que les courriels et les alertes de surveillance. Le temps saisi sur un billet se décompte de la banque d’heures. Le client voit le résultat, vous gardez le détail.
Qu’est-ce que le portail ne montre pas ?
Il ne montre pas le solde d’une banque d’heures, ni le contrat du client. Ces informations restent de votre côté. Si vos clients veulent voir « combien d’heures il me reste », ce n’est pas encore livré, et nous ne le laissons pas entendre.
En attendant, un client qui veut connaître son solde vous le demande dans une demande du portail, ou vous lui envoyez un état à la fin du mois. Le temps saisi sur chaque billet vous donne déjà tout le détail pour répondre sans fouiller.
Deux réglages à prévoir
L’accueil du portail et le clavardage demandent un réglage de l’administrateur de votre instance avant d’apparaître chez vos clients. Ça se fait à la mise en route, une fois par instance.
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Lire la pageQuestions fréquentes
Les questions qu’on nous pose
Votre question n’est pas là ?
Écrivez-nous. C’est une personne de Trois-Rivières qui répond, et la réponse arrive en moins d’un jour ouvrable.
Poser votre questionIl ouvre une demande avec photos, fichiers ou message vocal transcrit, suit ses appareils, approuve ou refuse une soumission, télécharge et paie ses factures, et demande l’arrivée ou le départ d’un employé.
Le client qui choisit Urgente doit confirmer deux fois. Ça réserve ce niveau aux vraies urgences.
Non. Le portail n’affiche ni solde d’heures ni contrat. Ces informations restent de votre côté.
Avec leur compte Microsoft ou Google (SSO). Le clavardage, offert pendant les heures d’ouverture, et l’accueil demandent un réglage de l’administrateur.
Oui, pour les appareils suivis, avec une fiche et un état en direct.
Oui. Il voit son solde, clique sur Payer, enregistre un moyen de paiement et peut accepter le prélèvement automatique. Le paiement en ligne passe par Stripe.
Voyez le portail avec vos propres clients en tête
Dans la démo, on déroule le parcours d’un client de bout en bout, de la demande à la facture payée.
OKTO Solutions, Trois-Rivières, Québec