Services TI
Facturation TI, taxes et QuickBooks Online
OKTO PSA facture le forfait géré par des factures récurrentes bâties sur un gabarit, avec la TPS et la TVQ au Québec, la TVH en Ontario et dans l’Atlantique, la TPS seule dans l’Ouest. Le client paie par Stripe depuis le portail. Les factures, clients et produits partent vers QuickBooks Online, et le paiement revient.
Une facture envoyée ne se modifie plus : la correction passe par une note de crédit.
Comment OKTO PSA facture-t-il un forfait géré ?
Par une facture récurrente bâtie sur un gabarit. Pour un forfait géré typique, le gabarit contient un prix par poste et les licences du client. Chaque mois, la facture se prépare à partir de lui, au lieu d’être retapée.
Le gabarit décrit la facture une fois, et le contrat du client la fait revenir : la TPS, la TVQ ou la TVH sont calculées selon sa province.
Un gabarit par type de forfait
Par exemple « forfait géré par poste, plus licences ». Vous le réutilisez pour tous les clients qui ont le même forfait.
Un contrat qui l’alimente
La facture récurrente est liée au contrat du client. Si vous vendez aussi une banque d’heures, les deux vivent au même endroit.
Un portail qui la montre
Le client retrouve ses factures en PDF dans le portail, avec son solde et un bouton Payer.
Un exemple fictif
Un cabinet de 18 postes reçoit chaque mois la même facture : 18 fois le prix par poste, plus ses licences, plus la TPS et la TVQ. Le mois suivant, personne ne la retape. Si le cabinet passe à 20 postes, on change le nombre sur la ligne, et le reste suit.
Quelles taxes sont appliquées selon la province ?
Celles de la province de facturation du client. Un MSP du Québec qui sert un client à Toronto ou à Halifax n’a pas à reconfigurer ses taxes à la main pour chaque facture.
| Région du client | Taxes appliquées |
|---|---|
| Québec | TPS (5 %) et TVQ (9,975 %) |
| Ontario et provinces de l’Atlantique | TVH |
| Ouest du Canada | TPS seule |
Un point à valider avec votre comptable
Dans l’Ouest, OKTO PSA applique la TPS seule. Si une taxe provinciale s’applique à vos services là-bas, faites-la confirmer par votre comptable avant d’y facturer. Les règles de taxes de vente changent, et la bonne personne pour les trancher n’est pas un logiciel.
Comment corriger une facture déjà envoyée ?
Par une note de crédit, aussi appelée avoir. Une facture envoyée ne se modifie plus : le client a reçu un document, et ce document reste tel quel. Vous émettez la note de crédit, puis la bonne facture.
Pourquoi on ne retouche pas une facture envoyée
Parce que votre comptable et votre client doivent pouvoir se fier au même numéro et au même montant.
- L’erreur reste visible dans l’historique, avec sa correction à côté.
- La note de crédit annule le montant fautif, sans réécrire le passé.
- La nouvelle facture repart propre, avec ses taxes calculées.
Comment le client paie-t-il, et que se passe-t-il s’il est refusé ?
Il paie en ligne depuis le portail, par Stripe, ou vous prélevez la facture automatiquement si le client a donné son accord. Le prélèvement automatique est réglé client par client.
Paiement en ligne
Le client ouvre sa facture dans le portail et clique sur Payer. Il n’y a pas de courriel à échanger pour obtenir un numéro de carte.
Prélèvement automatique
Il fonctionne seulement avec l’accord du client et ne prélève que ce qui a été autorisé.
Plafond par facture
Vous fixez un plafond par facture, pour qu’un montant inhabituel ne soit pas prélevé sans contrôle.
Reprise des paiements refusés
Un paiement refusé est repris. Vous n’avez pas à relancer la carte expirée à la main chaque mois.
Que fait l’intégration avec QuickBooks Online ?
Elle fonctionne dans un sens, avec un retour : OKTO PSA pousse vos clients, vos produits et vos factures vers QuickBooks Online, et le paiement revient de QuickBooks vers OKTO PSA. Votre comptable continue de travailler dans son logiciel.
| Information | Sens |
|---|---|
| Clients | D’OKTO PSA vers QuickBooks |
| Produits | D’OKTO PSA vers QuickBooks |
| Factures | D’OKTO PSA vers QuickBooks |
| Paiements | De QuickBooks vers OKTO PSA |
Ce qui ne revient pas
Rien d’autre ne revient de QuickBooks. Ce n’est pas une synchronisation dans les deux sens : une facture créée directement dans QuickBooks ne monte pas dans OKTO PSA. Facturez depuis OKTO PSA, et laissez QuickBooks recevoir.
Que vérifier avant de choisir un outil de facturation MSP ?
Trois choses font perdre du temps en fin de mois, et aucune ne paraît dans une démonstration de dix minutes. Posez la question à chaque éditeur, nous y compris.
Les taxes de la bonne province
Un client en Ontario n’a pas les mêmes taxes qu’un client à Québec. L’outil doit les appliquer seul, pas vous demander de les corriger.
La correction par avoir
Demandez ce qui se passe quand une facture envoyée est fausse. La réponse honnête est une note de crédit.
Le sens exact de l’intégration
« S’intègre à QuickBooks » peut vouloir dire beaucoup de choses. Demandez ce qui part, ce qui revient et ce qui ne revient pas.
À quoi ressemble un mois de facturation ?
À quatre gestes qui se suivent, sans ressaisie entre eux et sans chiffrier qui traîne à côté.
Préparer les factures récurrentes
Les gabarits liés aux contrats fournissent les lignes du forfait et des licences.
Ajouter le travail hors forfait
Le temps facturable se repère dans l’écran Heures à facturer, un module à allumer.
Envoyer et pousser vers QuickBooks
Le client reçoit la facture au portail, et votre comptable la retrouve dans QuickBooks Online.
Encaisser
Le client paie en ligne ou par prélèvement. Quand le paiement est inscrit dans QuickBooks, il revient dans OKTO PSA.
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Les questions qu’on nous pose
Votre question n’est pas là ?
Écrivez-nous. C’est une personne de Trois-Rivières qui répond, et la réponse arrive en moins d’un jour ouvrable.
Poser votre questionLa TPS et la TVQ au Québec, la TVH en Ontario et dans les provinces de l’Atlantique, et la TPS seule dans l’Ouest. Pour une taxe provinciale dans l’Ouest, faites confirmer la règle par votre comptable.
Par une note de crédit, aussi appelée avoir. Une facture envoyée ne se modifie plus. Vous émettez la note de crédit, puis une nouvelle facture.
Non. OKTO PSA pousse les clients, les produits et les factures vers QuickBooks Online, et le paiement revient de QuickBooks vers OKTO PSA. Rien d’autre ne revient : une facture créée dans QuickBooks ne remonte pas.
Oui, avec son accord. Le prélèvement automatique est réglé client par client, avec un plafond par facture, et les paiements refusés sont repris.
Oui, si votre comptable y tient ses livres. OKTO PSA produit les factures et calcule les taxes, puis les envoie à QuickBooks Online. Il ne remplace pas la comptabilité.
Facturez le mois sans le retaper
Apportez un forfait géré et une facture de fin de mois. On vous montre le gabarit, les taxes et la poussée vers QuickBooks.
OKTO Solutions, Trois-Rivières, Québec