Services TI
Contrats TI et banques d’heures décomptées depuis le billet
OKTO PSA est un logiciel de gestion de contrats TI pour fournisseurs de services gérés : chaque client a son contrat, sa banque d’heures prépayée et sa facture récurrente. Le temps saisi sur un billet se décompte de la banque, les heures non utilisées peuvent se reporter, et l’écran Heures à facturer montre ce qui reste à facturer.
Les règles de couverture, le contrat de projet et Heures à facturer sont des modules que l’administrateur allume lui-même.
Qu’est-ce qu’un contrat TI dans OKTO PSA ?
C’est la fiche qui dit ce que le client a acheté, pour combien de temps et comment ça se facture. Elle ne vit pas dans un chiffrier à côté du service desk : les billets, le temps saisi et la facture y sont reliés.
Un contrat peut être un forfait géré facturé chaque mois, une banque d’heures prépayée ou un contrat de projet, et chacun garde ses propres règles.
Forfait géré
Le montant revient chaque mois par une facture récurrente bâtie sur un gabarit, par exemple un prix par poste plus les licences. Le contrat sert de point d’attache à cette facture.
Banque d’heures prépayée
Un nombre d’heures revient à chaque période, avec une durée de validité en mois. Les heures se décomptent à mesure que vos techniciens saisissent du temps.
Contrat de projet
Pour un travail borné, comme une migration. C’est un module distinct, éteint au départ, que l’administrateur allume quand il en a besoin.
Comment une banque d’heures se décompte-t-elle ?
Par le temps saisi sur le billet. Le technicien n’ouvre pas un second outil pour « débiter » la banque : il note son temps comme d’habitude, et le décompte suit.
Créer la banque sur le contrat
Vous fixez les heures, la durée de validité en mois et le report. La facture récurrente se lie au même contrat.
Saisir le temps sur le billet
Le technicien règle le billet d’un cabinet de 18 postes et inscrit 1,5 h. C’est la seule saisie.
Voir la banque baisser
Les 1,5 h sortent de la banque du client. Pas de recopie, pas de rapprochement de fin de mois.
Corriger sans trace d’erreur
Une saisie supprimée remet ses heures dans la bonne banque. Une erreur de client ne laisse pas un trou dans le solde.
Le décompte part du billet, donc le solde d’heures reste aussi juste que le temps saisi par votre équipe.
Que deviennent les heures non utilisées ?
Vous décidez contrat par contrat. Le report est possible : les heures non utilisées passent à la période suivante. Sans report, elles s’arrêtent avec la période. La durée de validité en mois borne le tout.
Pourquoi cette règle compte avant la première facture
Un client qui paie 40 heures d’avance et n’en utilise que 25 se demandera où sont les 15 autres. La réponse doit déjà être écrite au contrat, et le logiciel doit la suivre sans que personne la refasse de mémoire. Pour rédiger la clause elle-même, lisez notre guide sur la facturation des blocs d’heures.
- Report permis ou non, réglé sur le contrat.
- Validité en mois : une banque n’est pas éternelle.
- La facture récurrente reste liée au contrat, pas à un souvenir.
Comment dire ce qui est couvert et ce qui se facture ?
Avec les règles de couverture, un module que l’administrateur allume. Elles précisent quel travail le contrat absorbe et quel travail reste facturable. Sans elles, chaque technicien tranche à sa façon, et les clients le sentent.
Ce qui est couvert
Par exemple le soutien courant aux utilisateurs. Le temps saisi se décompte du contrat ou du forfait.
Ce qui se facture en plus
Par exemple un déménagement de bureau. Le temps n’entame pas la banque et attend d’être facturé.
Une règle, un endroit
La décision est inscrite une fois, pas redite à chaque nouveau technicien.
Un client, un contrat
Un client au forfait par poste et un autre en banque d’heures ne se traitent pas pareil, et le contrat le sait.
Pourquoi sortir les banques d’heures du chiffrier ?
Parce qu’un chiffrier dépend de quelqu’un qui le met à jour. Quand le soir est chargé, c’est la première tâche qui saute, et le solde devient une opinion.
Un seul geste
Le temps est saisi une fois, sur le billet. Le décompte n’est pas une deuxième tâche.
Un solde qu’on peut défendre
Chaque heure retirée de la banque renvoie à un billet. Si le client conteste, vous ouvrez le billet.
Une équipe qui voit pareil
Le technicien de garde et la personne à la facturation lisent le même contrat, pas deux versions d’un fichier.
À quoi sert l’écran Heures à facturer ?
À voir le temps saisi qui doit devenir une facture, avant de préparer celle-ci. C’est un module optionnel, éteint au départ. Il évite le classique du MSP : des heures faites en mars, repérées en mai. Avec les règles de couverture, la personne qui facture a un seul endroit où regarder, au lieu de fouiller les billets un par un.
| Type de contrat | Ce qui revient | Ce que fait OKTO PSA |
|---|---|---|
| Forfait géré | Un montant par mois | Facture récurrente liée au contrat, selon un gabarit |
| Banque d’heures | Des heures par période | Décompte depuis le billet, report, validité en mois |
| Projet | Un travail borné | Contrat de projet (module à allumer) |
Et ensuite, la facture ?
La facture récurrente du forfait part avec les taxes de la province du client, et son paiement peut revenir de QuickBooks. Tout est expliqué sur la page Facturation TI, taxes et QuickBooks.
Ce qui est livré, ce qui ne l’est pas
Pour ne pas vous promettre ce que le produit ne fait pas, voici la ligne exacte.
- Livré : banques d’heures prépayées, validité, report, décompte depuis le billet, facture récurrente liée.
- Livré, à allumer par l’administrateur : règles de couverture, contrat de projet, Heures à facturer.
- Pas encore : le client ne voit pas le solde de sa banque dans le portail. Envoyez-le-lui vous-même, par exemple dans un rapport mensuel.
À lire ensuite
Facturation et QuickBooks
Factures récurrentes du forfait géré, taxes par province, notes de crédit, Stripe et QuickBooks Online.
Lire la pageFacturer des blocs d’heures
Prépayé ou à l’usage, tranche de temps, heures non utilisées, taxes sur un bloc prépayé et clauses à écrire.
Lire la pageOKTO PSA pour les services TI
Billets, contrats, facturation, portail client et assistant IA pour les fournisseurs de services gérés du Québec.
Lire la pageQuestions fréquentes
Les questions qu’on nous pose
Votre question n’est pas là ?
Écrivez-nous. C’est une personne de Trois-Rivières qui répond, et la réponse arrive en moins d’un jour ouvrable.
Poser votre questionOui. Le contrat porte des heures prépayées récurrentes, une durée de validité en mois et une facture récurrente liée. Les heures se décomptent à mesure que le temps est saisi sur les billets.
Oui, le report est possible. Vous le réglez contrat par contrat, avec la durée de validité en mois. Sans report, les heures s’arrêtent avec la période.
Les heures retournent dans la banque à laquelle elles appartenaient. Le solde se corrige sans qu’on ait à refaire le calcul à la main.
Pas encore. Le portail ne montre pas de solde d’heures ni de contrat. Vous pouvez envoyer le solde vous-même, par exemple dans un rapport mensuel.
Ce sont des modules à part, éteints au départ. L’administrateur du client les allume lui-même dans ses paramètres, avec le contrat de projet.
Vos contrats suivent enfin vos billets
Dites-nous comment vous vendez le temps aujourd’hui, forfait, banque d’heures ou projet. On vous montre le décompte sur vos cas.
OKTO Solutions, Trois-Rivières, Québec