Guide
Comment facturer des blocs d’heures TI au Québec
Un bloc d’heures TI se facture prépayé ou à l’usage, et le contrat doit fixer la tranche de temps, la validité et le sort des heures non utilisées. En règle générale, la TPS et la TVQ sont exigibles à la première de deux dates, le paiement ou l’échéance, donc sur le montant payé d’avance. OKTO PSA décompte la banque depuis les billets.
Ce guide donne des règles générales, pas un avis fiscal ni juridique.
Facturer en bloc prépayé ou à l’usage ?
Le bloc prépayé vous paie d’avance et engage le client à revenir vers vous. La facturation à l’usage suit le travail réel et demande plus de suivi de votre côté. Les deux se défendent ; ce qui compte, c’est que le client sache dès le départ lequel il achète.
Un bloc d’heures prépayé se vend comme un forfait d’heures payé d’avance, avec une validité, un sort pour les heures non utilisées et un prix de l’heure hors bloc.
| Critère | Bloc prépayé | À l’usage |
|---|---|---|
| Encaissement | Avant le travail | Après le travail |
| Prix de l’heure | Souvent un peu plus bas, en échange de l’engagement | Le taux plein |
| Risque pour le client | Des heures non utilisées | Une facture variable |
| Suivi pour vous | Un solde à tenir et à expliquer | Des heures à facturer à temps |
Quelle granularité de temps choisir ?
Les MSP comptent souvent par tranches de 15 minutes. Peu importe la valeur, écrivez-la au contrat : c’est la source numéro un de désaccords sur un solde.
La tranche
15 minutes, 30 minutes ou la minute près. Une courte tranche paraît plus juste, mais produit plus de lignes à expliquer.
Le minimum par intervention
Un appel de deux minutes coûte-t-il une tranche entière ? Dites-le avant que le client le découvre.
L’arrondi
Vers le haut, vers le bas ou à la tranche la plus proche. Une seule règle, appliquée à tout le monde.
Les heures hors ouvrables
Un soir ou une fin de semaine se décomptent-ils au même rythme ? Si non, écrivez le multiplicateur.
Que faire des heures non utilisées ?
Trois approches existent, et le contrat doit en choisir une. Chacune a un coût pour vous ou pour le client, et c’est mieux de le savoir avant de signer.
Elles se reportent
Les heures passent à la période suivante, souvent avec une durée de validité. Le client est content ; votre dette de service grossit si personne ne les utilise.
Elles expirent
À la fin de la validité, les heures s’éteignent. C’est clair et simple, mais le client doit l’avoir lu et accepté par écrit.
Elles se remboursent ou se convertissent
Plus rare. Elles peuvent devenir un crédit sur une autre facture. Précisez les conditions pour ne pas improviser en cas de litige.
Qu’elles se reportent ou qu’elles expirent, la règle doit être écrite avant la première heure vendue, pas inventée au moment où le client demande où sont ses heures.
Côté comptable
Le moment où vous reconnaissez le revenu d’un bloc prépayé, à l’achat ou à mesure que les heures sont utilisées, est une question de comptabilité, pas de facturation. Demandez à votre comptable comment il traite les heures qui expirent.
Quand la TPS et la TVQ sont-elles exigibles sur un bloc prépayé ?
En règle générale, à la première de deux dates : le jour où le paiement est fait ou le jour où il est dû. Un bloc facturé et payé d’avance se taxe donc sur le montant payé d’avance, pas heure après heure à mesure que le travail se fait.
Ce que disent les sources officielles
En règle générale, la TPS et la TVQ deviennent exigibles à la première des deux dates : le jour où le client paie ou le jour où le paiement est dû. Un acompte ou un bloc payé d’avance suit la même règle. Les détails (versements, bloc sans facture) se confirment auprès de Revenu Québec ou de l’Agence du revenu du Canada.
| Ligne (exemple fictif) | Montant |
|---|---|
| Bloc prépayé de 40 heures à 120 $ | 4 800,00 $ |
| TPS (5 %) | 240,00 $ |
| TVQ (9,975 %) | 478,80 $ |
| Total de la facture du bloc | 5 518,80 $ |
Une réserve avant de vous fier à ce texte
Ce guide donne la règle générale, pas un avis fiscal. Votre situation (statut de votre client, bloc payé en plusieurs versements, bloc sans facture) peut changer le moment. Faites valider votre façon de faire par votre comptable ou par Revenu Québec.
Quelles clauses écrire dans le contrat d’une banque d’heures ?
Six, au minimum. Chacune prévient un appel gênant dans six mois. Faites relire le texte final par votre conseiller juridique : ce guide ne remplace pas son avis.
Durée de validité
Combien de mois le bloc reste utilisable, et à partir de quelle date.
Sort des heures non utilisées
Report, expiration ou conversion, avec les conditions de chacun.
Granularité et minimum
La tranche de temps, le minimum par intervention et l’arrondi.
Ce qui est couvert
Le soutien courant, les projets, les urgences et les heures hors ouvrables, un par un.
Heures hors bloc
Le prix de l’heure quand la banque est vide, et l’avis donné avant de dépasser.
Renouvellement et solde
Ce qui arrive à la fin, et la fréquence à laquelle le client reçoit son solde.
Comment OKTO PSA gère tout cela ?
Il prend la banque, la validité et le report comme réglages du contrat, puis décompte les heures depuis le temps saisi sur les billets. La facture récurrente se lie au même contrat, avec les taxes de la province du client.
Écrire la règle une fois
Heures, validité en mois et report se règlent sur le contrat.
Saisir le temps sur le billet
Le technicien n’a rien d’autre à faire : le décompte suit.
Facturer le bloc et le reste
La facture du bloc et les heures hors bloc passent par la facturation, avec TPS, TVQ ou TVH selon la province.
Corriger par note de crédit
Si une facture envoyée est fausse, la note de crédit la remplace.
Ce qui est livré, ce qui ne l’est pas
Le détail des fonctions est sur Contrats TI et banques d’heures et sur Facturation TI, taxes et QuickBooks.
- Les règles de couverture et l’écran Heures à facturer sont des modules à allumer.
- Pas encore : le client ne voit pas son solde d’heures dans le portail. Prévoyez de l’envoyer vous-même.
- OKTO PSA ne tranche pas votre traitement fiscal ou comptable : c’est le travail de votre comptable.
À lire ensuite
Contrats et banques d’heures
Forfaits gérés, banques d’heures prépayées, report, règles de couverture et heures à facturer, liés au billet.
Lire la pageFacturation et QuickBooks
Factures récurrentes du forfait géré, taxes par province, notes de crédit, Stripe et QuickBooks Online.
Lire la pageOKTO PSA pour les services TI
Billets, contrats, facturation, portail client et assistant IA pour les fournisseurs de services gérés du Québec.
Lire la pageQuestions fréquentes
Les questions qu’on nous pose
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Poser votre questionLe prépayé encaisse avant le travail et engage le client, mais demande de suivre un solde. L’usage suit le travail réel et demande de facturer à temps. Les deux se défendent, pourvu que le contrat dise lequel le client achète.
Les MSP comptent souvent par tranches de 15 minutes, mais la valeur compte moins que son écriture au contrat. Précisez aussi le minimum par intervention et la règle d’arrondi.
Elle peut se reporter, expirer ou se convertir en crédit. Le contrat doit choisir une approche avant la vente et le client doit l’accepter par écrit. Le traitement comptable de ces heures se discute avec votre comptable.
En règle générale, à la première des dates suivantes : le jour où le paiement est fait ou le jour où il est dû. Un bloc payé d’avance se taxe donc sur le montant payé d’avance. Faites valider votre cas par votre comptable ou par Revenu Québec.
Oui. Le contrat porte les heures, la validité en mois et le report, et le temps saisi sur les billets se décompte de la banque. Le client ne voit pas encore son solde dans le portail.
Mettez votre contrat de banque d’heures à l’épreuve
Apportez votre modèle de contrat. On vous montre comment la banque, le report et la facture s’y rattachent.
OKTO Solutions, Trois-Rivières, Québec