Légal
Entente de traitement des données
L'entente qui encadre le traitement, par OKTO, des renseignements que vous confiez au produit pour le compte de vos propres clients.
En vigueur le 4 septembre 2026. Toute modification importante est communiquée aux clients avant sa prise d'effet.
Plan du document
Rôles des parties
Le client décide, OKTO exécute pour son compte.
Le client est l'entreprise qui décide des fins et des moyens du traitement des renseignements personnels versés dans son instance. OKTO Solutions agit comme prestataire de services et traite ces renseignements uniquement pour le compte du client et selon ses instructions, au sens de l'article 18.3 de la loi québécoise.
OKTO Solutions n'utilise pas ces renseignements à ses propres fins, ne les communique à personne sans mandat du client, et ne les conserve pas au-delà de ce que le contrat prévoit.
Nature et finalité du traitement
Catégories de données et de personnes concernées.
Le traitement consiste à héberger, conserver, sauvegarder, restaurer et rendre accessibles les renseignements versés dans l'instance, ainsi qu'à fournir le soutien technique demandé par le client.
Les catégories de renseignements comprennent notamment : coordonnées professionnelles de contacts, historiques de demandes de service, documents de facturation et de paiement, feuilles de temps et, si le client active le module de ressources humaines, des renseignements concernant ses employés.
Mesures de sécurité
Isolation par base dédiée, contrôle des accès, journalisation.
Chaque client dispose d'une base de données et d'un environnement d'exécution distincts. La séparation est structurelle et non applicative : il n'existe pas de table partagée entre clients.
Les échanges sont chiffrés en transit. Les sauvegardes sont chiffrées au repos. Les accès du personnel de OKTO Solutions sont nominatifs, limités au strict nécessaire et journalisés. L'authentification multifacteur est disponible pour les comptes du client.
Le produit tient un journal d'audit des accès et des modifications, consultable par le client.
Sous-traitants ultérieurs
Liste à tenir à jour, préavis en cas de changement.
OKTO Solutions peut recourir à des sous-traitants pour l'hébergement, la protection réseau et l'entreposage des sauvegardes. La liste à jour est annexée au contrat et transmise sur simple demande.
Chaque sous-traitant est lié par des engagements au moins équivalents à ceux de la présente entente. Tout ajout ou remplacement est communiqué au client avec un préavis raisonnable, et le client peut s'y opposer pour un motif sérieux lié à la protection des renseignements.
Incident de confidentialité
Délai et modalités d'avis, obligations de la Loi 25.
OKTO Solutions avise le client sans délai dès qu'il a des motifs de croire qu'un incident de confidentialité s'est produit, lui transmet les renseignements dont il dispose et lui prête assistance pour l'évaluation du risque de préjudice sérieux et pour les avis à donner.
OKTO Solutions consigne l'incident à son registre et le conserve cinq ans.
Assistance au client
Demandes d'accès, de rectification et de portabilité.
Lorsqu'une personne concernée exerce ses droits auprès du client, OKTO Solutions fournit au client, dans un délai raisonnable, les moyens techniques d'y répondre : extraction des renseignements visés, rectification, suppression ou communication dans un format structuré et couramment utilisé.
Fin du traitement
Restitution et suppression des données.
À la fin du contrat, OKTO Solutions restitue au client l'ensemble des renseignements dans un format lisible, puis les détruit de façon sécuritaire, ainsi que les sauvegardes correspondantes, selon les délais prévus aux conditions d'utilisation. Une attestation de destruction est remise sur demande.
Les autres documents
Une question sur le cadre contractuel avant que ces documents soient publiés ? Écrivez-nous et nous vous transmettrons l'état d'avancement.