Légal
Politique de confidentialité
Quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, où ils sont conservés et quels sont vos droits en vertu de la Loi 25.
En vigueur le 4 septembre 2026. Toute modification importante est communiquée aux clients avant sa prise d'effet.
Plan du document
Responsable de la protection des renseignements personnels
Nom, fonction et coordonnées, obligation de la Loi 25.
OKTO Solutions a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Toute question, toute demande d'accès, de rectification ou de retrait, et toute plainte peuvent lui être adressées à la personne exerçant la plus haute autorité chez OKTO Solutions, qui assume cette fonction conformément à la loi, par courriel à [email protected], avec la mention « protection des renseignements personnels » ou par la poste au 994, boulevard du Saint-Maurice, bureau 2, Trois-Rivières (Québec) G9A 3R3.
Renseignements recueillis
Sur le site, dans le produit, par les intégrations activées.
Sur ce site, nous recueillons uniquement les renseignements que vous nous transmettez volontairement par le formulaire de contact : nom, entreprise, courriel, téléphone si vous le fournissez, et le contenu de votre message. Nous n'utilisons pas de témoins de suivi publicitaire ni d'outil de profilage.
Dans le produit, OKTO Solutions traite les renseignements que le client y saisit ou y importe pour la conduite de ses propres affaires : coordonnées de ses clients et de leurs contacts, historique de billets, documents de facturation, feuilles de temps et données de ressources humaines. Ces renseignements appartiennent au client et sont traités pour son compte.
Les intégrations sont activées à la demande du client. Lorsqu'elles le sont, les renseignements strictement nécessaires transitent vers le service concerné, selon la configuration retenue par le client.
Témoins de connexion et suivi
Aucun témoin non essentiel, donc aucune bannière requise.
Ce site ne dépose aucun témoin de connexion, aucun traqueur publicitaire et aucun outil de mesure d'audience de tiers. Il n'utilise ni Google Analytics, ni pixel de réseau social, ni stockage local dans votre navigateur.
C'est pourquoi vous ne verrez aucune bannière de consentement aux témoins : il n'y a rien à consentir. Les seules données qui nous parviennent sont celles que vous inscrivez vous-même dans le formulaire de contact.
Les polices de caractères sont servies depuis notre propre serveur : votre visite n'est signalée à aucun tiers, pas même à un fournisseur de polices.
Fins du traitement
Pourquoi chaque catégorie est traitée, base de la collecte.
Les renseignements transmis par le site servent uniquement à répondre à votre demande et, le cas échéant, à préparer une offre de service. Ils ne sont ni vendus, ni loués, ni transmis à des fins de démarchage par des tiers.
Les renseignements traités dans le produit le sont exclusivement pour fournir le service au client : héberger l'instance, assurer le soutien technique, effectuer les sauvegardes et maintenir la sécurité. OKTO Solutions ne les exploite à aucune autre fin.
Lieu de conservation et hébergement
Hébergement au Québec, sous-traitants, évaluation avant transfert.
Les instances et les bases de données sont hébergées au Québec. Chaque client dispose d'une base de données distincte ; il n'y a pas de base partagée entre clients.
Certains sous-traitants techniques peuvent être établis à l'extérieur du Québec, notamment pour la protection réseau et l'entreposage chiffré des sauvegardes. La liste à jour est fournie à l'entente de traitement des données. Avant tout recours à un sous-traitant hors Québec, OKTO Solutions procède à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la loi.
Durée de conservation
Combien de temps, et ce qui déclenche la suppression.
Les demandes reçues par le formulaire de contact sont conservées 24 mois puis détruites, à moins qu'elles ne deviennent un dossier client.
Les renseignements traités dans le produit sont conservés pendant la durée du contrat, puis détruits selon les modalités prévues aux conditions d'utilisation. Les délais de conservation propres aux obligations comptables et fiscales du client demeurent sa responsabilité.
Vos droits
Accès, rectification, retrait, portabilité, plainte.
Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, d'en demander la rectification, d'en demander la communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de retirer votre consentement.
Toute demande est traitée dans les 30 jours suivant sa réception. Un refus est motivé par écrit et indique les recours possibles.
Vous pouvez en tout temps porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
Incidents de confidentialité
Registre, avis, délais.
OKTO Solutions tient un registre des incidents de confidentialité et le conserve pendant cinq ans, comme la loi l'exige.
En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, OKTO Solutions avise sans délai la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et informe le client dans les meilleurs délais afin qu'il puisse remplir ses propres obligations.
Décisions automatisées et intelligence artificielle
Transparence exigée par la Loi 25.
Lorsqu'une fonction du produit classe ou priorise automatiquement un élément à partir de renseignements personnels, le client en est informé et la fonction demeure activable ou désactivable par lui. Aucune décision produisant un effet juridique sur une personne n'est prise exclusivement de façon automatisée sans que cette personne puisse demander une révision par un être humain.
Les autres documents
Une question sur le cadre contractuel avant que ces documents soient publiés ? Écrivez-nous et nous vous transmettrons l'état d'avancement.